Nekoliko istraživanja je pokazalo da većina ljudi najveći stres ponedeljkom doživi zbog prenatrpanog inboxa. Da se to ne bi dešavalo, ekspert za e-mail menadžment Peggy Duncan savetuje kako da budete efikasniji u regulisanju vašeg inboksa.

1. Eliminišite sve što je višak

Nikad nije dobra ideja da koristite inbox kao mesto za čuvanje informacija. Najbolja opcija je što manje nepotrebnih podataka i mailova u vašem inboxu. Razmislite šta vam od svih tih informacija stvarno treba i šta koristite. "Ako trebate da radite na nekom odgovoru stavite ga u Draft. Ako trebate da zadržite kontakt informacije o pošiljaocu prebacite ih u Contact. Ako je to nešto što trebate da prebacite u File, odradite to" - savetuje ona. "Ako je to nešto što trebate da zapamtite, označite za Follow up i dodajte podsetnik." Vaš cilj treba da bude da obrišete što je više mailova moguće tako da vam inbox nikad ne bude preplavljen.

2. Pišite koncizne mailove

Zar vam se ne čini da što više poruka šaljete, više odgovora dobijate. Prema Dankanovoj razlog za to je što vaš pristup sastavljanju poruka nije u dovoljnoj meri strateški. Ona preporučuje da budete sažeti u vašim mailovima ali jasni u prenošenju konkretne informacije posebno kad se radi o rokovima koje želite da primalac ispoštuje. Koristite subject za poentu vaše poruke i razmotrite uvođenje lista, korišćenje boldovanja, na primer za datume koji su rokovi za nešto da bi imali pažnju primaoca na onom što je bitno. Još važnije ako je vaš inicijalni email izazvao preteranu razmenu mailova, prekinite dopisivanje i nastavite dogovor telefonom.

3. Dodajte e-mail u vaš kalendar

Sa bezbroj rokova i zadataka na poslu ne možete da stignete da stalno proveravate inbox. Iz tog razloga dodajte menadžment inboksa u vaš kalendar baš onako kao biste učinili za sastanak ili konferencijski poziv.

"Umesto jurnjave kroz poruke, slanje osrednjih odgovora, odgovarajte kad ste u stanju da razmišljate i da se posvetite tom zadatku. Ako možete da odgovorite na poruku za dve minute, odgovorite. Ako poruka zahteva rad, zakažite ga u svoj kalendar. Isključite zvuk dolazećeg mejila da vas ne dovede u iskušenje da ga odmah otvarate," savetuje Peggy Duncan.

4. Desktop i mobilni su različiti

Upravljajte vašom poštom preko desktopa, dok preko mobilnog samo je pratite. Preko mobilnog odgovarajte samo ako je u pitanju poruka koju morate što pre da pošaljete.

"Preko vašeg desktopa možete lakše da se krećete kroz poštu jer koristite kompletan paket i možete da iskoristite sve njegove karakteristike i pogodnosti programa."

5. Odgovarajte brže

Dankanova objašnjava da je krucijalno da razvijete brže načine za odgovaranje na mailove.

"Što brže možete da odgovorite na poruke, manje ćete vremena provoditi u inboxu."

Dankanova savetuje da napravite inboks folder Send a lot koji bi uključivao poruke koje često šaljete, na primer nedeljne izveštaje istim primaocima, template za ugovore i slično i da imate u tom folderu sve neophodne atačmente da su vam pri ruci. Kad dođe termin za slanje vi ćete već sve imati spremno i samo ubaciti primaoca.

Tekst priredila: Tanja Glušac

Zapratite ELLE na Instagramu i prvi dobijte sve insajderske informacije magazina ELLE >>>https://www.instagram.com/elleserbia/