Bez obzira da li pokušavaš da napraviš ravnotežu između roditeljstva i karijere, da li si na početku svog radnog staža, ili tvoje iskustvo traje decenijama - produktivnost je uvek ono što će napraviti ključnu razliku. Istraživanja pokazuju da uspeh na poslu najviše zavisi od poznavanja mekih veština, i ovi uvidi nisu rezervisani samo za posao. Bolja organizacija je višestruko korisna, ali ne moraš da radiš sve sama. Zato postoje sjajni alati koji umnogome mogu da ti olakšaju i da te samim tim učine produktivnijom. Njihova svrha nije da postigneš više, već da ono što postigneš radiš fokusiranije i uspešnije, i da imaš dovoljno vremena za odmor i oporavak, da bi mogla da nastaviš dalje, osnažena, a ne iznurena.
#1 Kalendar - odavde sve počinje
Bez obzira na to kako tvoj dan izgleda, on je oblikovan onim obavezama koje ne možeš da pomeriš, a često ne bi trebalo - to su radno vreme, zakazani treninzi, sastanci, odlasci kod lekara, ali i vreme kada spavaš, kao i obroci i slično. Da, da, sve to ide u kalendar jer ono što u njemu nije, neće se ni desiti! Onako posvećeno kako zakazujemo kafe sa prijateljicama, i onako odlučno kako upisujemo odlazak kod zubara, isto tako nam kalendar jasno kaže koliko vremena imamo za sve ostalo: projekte, sređivanje kuće, ili novu epizodu serije The Last of Us.
Kalendar odavno ne služi samo da zaboraviš nečiji rođendan, on je najbolji vizuelni alat za planiranje i zato je savet da bojama obeležiš različite oblasti u našem životu, i tako najlakše imaš uvid u to u šta ulažeš najviše vremena!
#2 Spisak obaveza - radost precrtavanja
Ima li ičeg lepšeg nego kada precrtamo sa spiska urađenu obavezu? Bez obzira na to da li je čekiramo u nekoj sjajnoj aplikaciji ili je doslovce precrtavamo divnom hemijskom u kvalitetnom planeru, taj nalet dopamina je isti i sasvim omamljujući!
Ipak, spisak obaveza može da nam izazove nelagodu i teskobu jer nam se nekad čini da samo „prebacujemo“ stvari iz dana u dan, meseca u mesec, pa nekad i godine. Zato ga je najbolje koristiti u kombinaciji sa kalendarom - tek kada znamo šta su naše neodložne obaveze možemo videti koliko nam zaista vremena preostaje za radne zadatke na poslu ili lične obaveze van njega. Ako uskladimo isplanirane obaveze sa popunjenim kalendarom, neće nam se dešavati da umesto večere završavamo projekat.
#3 Praćenje navika - dan po dan i do najvećih ciljeva
Da li ste primetile koliko vaš spisak obaveza opterećuju stvari koje bi trebalo da radite svakog dana ili nedelje, ali to se ipak ne dešava? Recimo, nijedan spisak obaveza ne bi trebalo da sadrži stvari poput - pregledaj mejlove, plati račune, pošalji izveštaj na kraju meseca…? Baš zbog toga organizovanje dnevnih, nedeljnih i mesečnih navika i rutina može da napravi ogromnu razliku.
Vratimo se dva koraka unazad - ako prvo popunimo kalendar, onda u njega dodamo navike i rutine, i tek onda dodajemo spisak obaveza imaćemo najpotpuniji i kompletniji prikaz naših obaveza i najbolji mogući put do produktivnosti - one u kojoj ne sagorevamo nego postižemo, ne zaboravljamo i sasvim sigurno ne preskačemo obroke i prekidamo san!
#4 Baza znanja - rasterećenje i dugoročno planiranje
Jedna od najvećih prepreka našeg postignuća jeste čista količina znanja koja boravi u našim glavama, koje su ionako preopterećene neprestanim naletom informacija digitalnog doba. I zbog toga, bez obzira na to da li koristite napredni alat kao što je Notion, ili prosto volite vašu Excel i Word kombinaciju, uticaj na vaš nivo stresa i teskobe je značajan.
U ovakvim alatima možete praviti budžete, strateško planiranje, spiskove nabavke, ali i planirati putovanja, pakovanja i svadbe. Zapamtite - što je više toga na papiru/ekranu, to je manje mentalno opterećenje za nas. A ništa ne podiže nivo postignuća kao mirna glava!
#5 Brze beleške - organizovana u svakom trenutku
Koliko puta u toku dana vam padne na pamet ideja, setite se neke obaveze, zapišete da nekome čestitate rođendan, ili zapišete da obavezno kupite toalet papir?
Jedan od najčešćih izazova planiranja i organizacije jeste što sve te misli ostanu zapisane na raznim mestima - beleška na telefonu, prepiska sa sobom na Viberu, sticky note, bela tabla u kuhinji i slično. Samo prelaženje i organizacija ovih beleški oduzima znatnu količinu vremena i energije, i zbog toga vam je potreban bolji sistem.
Prvi korak jeste primena prethodna četiri koraka jer će to umnogome da umanji potrebu da neprestanim zapisivanjem raznih misli, ali kada se to desi ključ je u tome da koristimo, predano i dosledno, samo jedan alat! Da li će to biti digitalna aplikacija ili slatki mali džepni softver nije važno, ali jeste važno da mu budemo verni. Nakon toga uvodimo naviku da svake večeri iz njega prenesemo sve ideje i misli tamo gde pripadaju - u kalendar, u spisak obaveza ili u bazu znanja.
+1 Da li ste probale da radite sa tajmerom?
Da, najstariji trik je nekada baš onaj koji će da upali! Kada imamo ograničeno vreme da uradimo neki zadatak - oribamo kuhinju, završimo tekst, ili odgovorimo na mejlove - naš mozak dobija nalet elana i produktivnosti i beži od prokrastinacije, u težnji da ispuni zadatak pred njim u datom roku.
To se zapravo zove Parkinsonov zakon koji kaže da će se svaki rad proširiti da popuni vreme neophodno za njegovo izvršenje. Ako zadate sebi dva dana da nešto uradite, verovaćete da vam toliko i treba. A kada sednete da radite, shvatićete da je nekada možda potrebno manje od sat vremena. I zato tajmer pomaže da mi vladamo tim zakonom, a ne on nama!
Možda ćemo prvi put shvatiti da nemamo dovoljno vremena za neki zadatak, ali ćemo sada barem znati tačno koliko nam treba i samim tim upravljati se time naredni put. Dodatni benefit je što nas sam tajmer tera da budemo brži i efikasniji, i nekada zamarajuće zadatke pretvara u svojevrsnu igricu koju želimo da pređemo. A uvek možemo sebi dodeliti nagradu na kraju!
Svi alati za produktivnost, kada se koriste na odgovarajući način, spajaju se u jedan sveobuhvatni organizacioni sistem čija je uloga da održimo visok nivo postignuća dok istovremeno postižemo da budemo zdrave, posvećene i prisutne. Sistem se gradi oko našeg života, a ne naš život oko sistema, i zato je važno da imamo na umu da ovi alati rade za nas, a ne obrnuto.
